يقصد بالتصنيف تقسيم الوثائق والمستندات والملفات إلى مجموعات ذات خصائص
 

يقصد بالتصنيف تقسيم الوثائق والمستندات والملفات إلى مجموعات ذات خصائص

secrets-of-dream




قائمة: ما هو التصنيف وأهمية استخدامه في إدارة الوثائق؟

1- التصنيف هو عملية تقسيم الوثائق والمستندات والملفات إلى مجموعات ذات خصائص متشابهة للتمييز بينها.

2- يعد التصنيف من الأساليب الأساسية في إدارة الوثائق والمحفوظات.

3- يسهل التصنيف عملية البحث والوصول والرجوع إلى الوثائق والمستندات بسهولة.

4- يساعد التصنيف في تحسين كفاءة الإدارة وإدارة وقتها بشكل أفضل.

5- من المهم وضع نظام تصنيف فعال ومناسب لأغراض الإدارة والاستخدام الفعال للوثائق.

6- يجب تحديد خصائص ومعايير التصنيف بشكل دقيق ومناسب لنوع الوثائق والمستندات المراد تصنيفها.

7- توفر بعض البرامج الحاسوبية أدوات لتسهيل عملية التصنيف وإدارة الوثائق بشكل أفضل وأكثر فعالية.

8- يجب الحرص على تحديث نظام التصنيف بشكل دوري وإدخال أية تعديلات أو إضافات لنوعية الوثائق والمستندات.

9- هناك عدة أساليب لتصنيف الوثائق والمستندات مثل التصنيف الرقمي أو الأبجدي أو الزمني أو الجغرافي، بحسب نوع الوثيقة واستخداماتها.

10- يؤدي التقسيم المناسب والتصنيف الجيد إلى تقليل التكرار والتداخل والخلط بين الوثائق والمستندات، مما يوفر الوقت والجهد ويحسن جودة الإدارة بشكل عام.