يقصد بالتصنيف تقسيم الوثائق والمستندات والملفات إلى مجموعات ذات خصائص
secrets-of-dream
قائمة: ما هو التصنيف وأهمية استخدامه في إدارة الوثائق؟
1- التصنيف هو عملية تقسيم الوثائق والمستندات والملفات إلى مجموعات ذات خصائص متشابهة للتمييز بينها.
2- يعد التصنيف من الأساليب الأساسية في إدارة الوثائق والمحفوظات.
3- يسهل التصنيف عملية البحث والوصول والرجوع إلى الوثائق والمستندات بسهولة.
4- يساعد التصنيف في تحسين كفاءة الإدارة وإدارة وقتها بشكل أفضل.
5- من المهم وضع نظام تصنيف فعال ومناسب لأغراض الإدارة والاستخدام الفعال للوثائق.
6- يجب تحديد خصائص ومعايير التصنيف بشكل دقيق ومناسب لنوع الوثائق والمستندات المراد تصنيفها.
7- توفر بعض البرامج الحاسوبية أدوات لتسهيل عملية التصنيف وإدارة الوثائق بشكل أفضل وأكثر فعالية.
8- يجب الحرص على تحديث نظام التصنيف بشكل دوري وإدخال أية تعديلات أو إضافات لنوعية الوثائق والمستندات.
9- هناك عدة أساليب لتصنيف الوثائق والمستندات مثل التصنيف الرقمي أو الأبجدي أو الزمني أو الجغرافي، بحسب نوع الوثيقة واستخداماتها.
10- يؤدي التقسيم المناسب والتصنيف الجيد إلى تقليل التكرار والتداخل والخلط بين الوثائق والمستندات، مما يوفر الوقت والجهد ويحسن جودة الإدارة بشكل عام.
الموضوع الاصلي
من اوائل البرامج